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En plena era de la informática, hasta hace muy poco tiempo las empresas seguían almacenando la mayoría de sus datos importantes en papel. Esto no solo tiene un impacto muy negativo sobre el medio ambiente, sino que además vuelve innecesariamente complicadas tareas como encontrar la información necesaria para cada proceso, almacenar los documentos…
Por eso, cada vez más empresas optan por pasarse al mundo digital y utilizar un sistema de gestión documental para organizar su información de manera más eficiente.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental es un esquema de procesos cuyo objetivo es hacer más fácil las labores de gestión de archivos y documentos en tareas como digitalización, almacenamiento, recuperación y edición de archivos entre otras acciones. Para ello las empresas, bibliotecas y administraciones se valen de programas informáticos especializados en gestión documental.
La mayoría de estos programas almacenan no solo las últimas versiones de cada documento, sino que también guardan los datos de cada una de las modificaciones que han llevado a cabo diferentes usuarios.
Cómo funciona un sistema de gestión documental
Ahora que ya sabes en qué consisten estos programas, y que conoces sus principales ventajas, podemos pasar a ver la manera exacta en la que funcionan la mayoría de ellos cuando se utilizan para gestionar archivos.
Por lo general, un programa de gestión documental tiene que hacer tres cosas:
- Capturar documentos.
- Almacenarlos
- Encontrarlos y facilitar su distribución y envío
A continuación veremos exactamente cómo se lleva a cabo cada uno de estos procesos.
1- Captura de documentos
Una aplicación de gestión documental tiene que ser capaz de capturar y clasificar todo tipo de documentos y datos de los que produce una empresa en su día a día. Esto no solo implica digitalizar cualquier documento de los que tradicionalmente se producen en papel; el proceso es bastante más complejo que eso.
Por ejemplo, una vez que se ha escaneado un fichero y se ha almacenado en la base de datos, el sistema tiene que ser capaz de clasificarlo de tal manera que luego sea sencillo de encontrar. Normalmente, esto implica el uso de etiquetas, metadatos y palabras clave.
Por otro lado, hoy en día la mayoría de la información relevante para las empresas no se encuentra tan solo en los documentos en papel. Debido a ello, un buen sistema de gestión documental tiene que ser capaz de clasificar y almacenar datos procedentes de otras fuentes, como por ejemplo correos electrónicos (tanto internos como intercambiados con clientes), informes sobre errores en los sistemas, facturas…
2- Almacenamiento de documentos
En segundo lugar, tiene que almacenar toda la información de la manera adecuada. Esto normalmente significa que el software tiene que ser accesible por todos los empleados que lo necesiten, pero a la vez debe estar protegido contra intrusiones y accesos no deseados.
Habitualmente, esto se consigue almacenando todos los documentos o bien en la nube, o bien en los servidores internos de la empresa. Los responsables del sistema serán los que decidan quién puede acceder a ellos y quién no.
Al mismo tiempo, la mayoría de estos programas permiten almacenar no solo la última versión de cada documento, sino también todas las anteriores, además de un historial con todos los cambios que se han llevado a cabo. Esto aumenta todavía más la seguridad del sistema y evita que se pierda información importante por error.
3- Encontrarlos y facilitar su distribución y envío
Por último, un programa de gestión documental debe permitir distribuir y enviar la información cuando sea necesario. Para ello, estos programas se sirven de buscadores propios, mediante los que es posible encontrar un documento concreto utilizando palabras clave como el nombre de un cliente o el número de transacción.
Además, un software de este tipo a menudo permite enviar de forma automática la información necesaria a personas externas a la empresa, como por ejemplo un cliente que solicite un documento determinado.
En la siguiente referencia tienes más información y ejemplos sobre cómo funcionan los sistemas de gestión documental.
Ventajas de utilizar un software de gestión documental para implementar un sistema de gestión documental
Se suele tender a confundir un software de gestión documental con la función para la que han sido creados, que es la ayuda para implementar un sistema de gestión documental.
¿Cuáles son las ventajas de usar un software para implementar un sistema de gestión documental frente al tradicional almacenaje de datos en papel?
1- Facilidad para encontrar documentos
Tradicionalmente, las empresas reciben todo tipo de información a través de diversas vías. Así, es posible que los datos relacionados con un solo cliente estén repartidos entre distintos documentos físicos y digitales.
Por si esto fuera poco, normalmente las compañías no tienen una manera predeterminada de organizar toda la información que les llega. Debido a ello, una situación muy habitual es que se trate de encontrar un documento en concreto y se pierda muchísimo tiempo en esta tarea debido a la desorganización existente.
Sin embargo, cuando se utiliza un software de gestión documental, todos los datos estarán almacenados y clasificados en una ubicación informática concreta. Esto permite que el proceso de búsqueda de información sea mucho más rápido, ya que todo está centralizado en un solo sitio. El ahorro de tiempo y esfuerzo que esto supone suele ser muy significativo.
2- Digitalización de documentos
A pesar de que los documentos en papel pueden tener algunas ventajas, también acarrean una serie de inconvenientes muy importantes. Por ejemplo, es mucho más fácil perderlos, no es tan sencillo hacer copias o modificarlos, tienen un gran impacto sobre el medio ambiente y ocupan mucho espacio.
Al utilizar un programa para la gestión documental, todos los documentos de la empresa pasan a ser digitales. Aunque al principio escanear y clasificar todos los archivos puede ser algo tedioso, este proceso tiene muchas ventajas a largo plazo.
3- Mejora la eficiencia de la empresa
Los programas para gestión documental tienen varias características que hacen que los miembros de una empresa puedan realizar algunas partes de su trabajo de manera más rápida y sin tanto esfuerzo.
Por ejemplo, estos programas normalmente se encargan de enviar diversos documentos a todos aquellos componentes del personal que necesitan acceder a ellos. Además, cuando una persona modifica un fichero, todos los demás pueden ver al instante la modificación, lo que reduce considerablemente los tiempos de comunicación entre empleados.
Todo esto hace que las empresas que utilizan un software de este tipo sean normalmente más productivas, además de mejorar el bienestar de sus miembros haciendo más fácil su trabajo.
4- Permite modificar documentos de manera colaborativa
Una de las principales ventajas de los software de gestión documental es que permiten que varios usuarios trabajen al mismo tiempo en un documento. De esta manera, por ejemplo, un equipo puede utilizar todo su conocimiento conjunto a la hora de redactar un informe; o varios empleados pueden consultar al mismo tiempo el mismo fichero sin entorpecerse mutuamente.
Además, la mayoría de estos programas permiten ver no solo la última versión disponible de un documento, sino también todas las anteriores. Esto permite que cada miembro de la empresa pueda ver exactamente qué modificaciones han llevado a cabo sus compañeros y ofrecer sus propias sugerencias sin borrar el trabajo de los demás.
